Video vergaderen

Door gebruik te maken van onze videoconferentiesysteem van Logitech genaamd GROUP is het mogelijk om een hybride vergadering te organiseren op onze locaties.

Door gebruik te maken van de videoconferentie set is het niet nodig dat aanwezige deelnemers gebruik maken van hun eigen laptop of mobiele telefoon om deel te nemen aan de vergadering. De Logitech camera kan alle deelnemers in beeld brengen en de bijbehorende microfoons vangen alle gesprekken op van de deelnemers.

“Iedereen kan horen en gehoord worden dankzij de full-duplex-speakerphone van GROUP, die kristalhelder en zeer goed verstaanbaar geluid levert. Akoestische echo-onderdrukking en ruisonderdrukkingstechnologie zorgen ervoor dat gesprekken natuurlijk klinken, en verminderen tegelijk nagalm en omgevingsgeluid.”

1,5 meter regel

Zonder rekening te houden met de 1,5 meter regel kunnen er maximaal 30 personen in theateropstelling op onze locatie aan een hybride vergadering deelnemen. De personen die het verst (uiterst links en uiterst rechts) van de microfoons afzitten zullen iets minder goed verstaanbaar zijn voor de mensen thuis.

Met rekening te houden met de 1,5 meter regel kunnen er maximaal 20 personen in theateropstelling op onze locatie aan een hybride vergadering deelnemen. Alle aanwezige deelnemers zullen goed verstaanbaar en zichtbaar zijn voor de mensen thuis.

Beheersing videoprogramma

Om gebruik te maken van onze videoconferencing set is het belangrijk dat degene die de vergadering leidt goed om kan gaan en alle functionaliteiten (o.a. delen van bestanden, wijze van activeren afspelen audio, aanpassen beeldscherminstellingen) kent van het programma dat gebruikt zal worden tijdens de videovergadering.  Wij zorgen bij aanvang van de vergadering dat alles werkt (op onze eigen laptop met Zoom) zodat duidelijk is dat alle apparatuur (conference-set, microfoon, luidspreker en LCD-scherm) goed werkt. Als er gebruik gemaakt wordt van een eigen laptop, zal onze laptop vervangen worden door die van de klant. Als er gebruik wordt gemaakt van een Powerpoint presentatie is het belangrijk dat men ook goed om kan gaan met de verschillende opties in Powerpoint.

Laptop

Bij gebruik van een eigen laptop is het belangrijk dat de eigenaar zijn eigen laptop goed kent. Wij verlenen geen ondersteuning bij gebruik van laptops van onze klanten. Ook is het aan te raden om een eigen koppelstuk (HDMI) mee te nemen voor aansluiting op ons LCD-scherm. Wij hebben een groot aantal koppelstukken op onze locatie liggen, maar het kan gebeuren dat wij zeldzame of zeer specifieke koppelstukken niet hebben.

Het is mogelijk om een laptop bij ons te huren zodat wij ervoor zorgen dat een Zoom of Teams meeting direct bij aanvang gestart kan worden. Als er gebruik gemaakt wordt van een ander videovergader-programma dan Zoom of Teams en men wil gebruik van maken onze laptop, dan is het belangrijk om te controleren of de software eenvoudig te gebruiken is op een andere laptop. Het is mogelijk om op een eerder tijdstip langs te komen om het een en ander te testen.

In de praktijk

Bij binnenkomst sluiten wij onze conference-set met een USB-snoer aan op de laptop van de klant. De laptop zal vervolgens onze set herkennen en bij het opstarten van de ZOOM of Microsoft Teams zal de camera, microfoon en luidspreker van de conference set geactiveerd worden. In principe zullen andere conferencing software programma’s ook werken met onze conference set, maar de kans is klein, maar aanwezig dat onze Logitech conference set minder bekende conferencing-software niet herkent. Wij kunnen helaas geen ondersteuning bieden bij het gebruik van de diverse softwareprogramma’s.

Om mensen vanaf een externe locatie mee te laten doen aan de vergadering is het belangrijk dat de trainer van te voren een “meeting” heeft aangemaakt in zijn account bij ZOOM of Microsoft Teams. Na het aanmaken van een meeting kan de trainer mensen uitnodigen of op de hoogte stellen van de geplande vergadering. Om mee te doen aan de vergadering moet de trainer tijdig de meeting-ID en een wachtwoord aan alle externe gasten toesturen.

Trainers moeten zelfstandig via hun eigen ZOOM of Teams-account tijdens de vergadering alle externe deelnemers monitoren (eventueel selectief video of audio uitzetten van gebruikers). Ook kan de trainer zelf bepalen wat er getoond wordt op het grote scherm op locatie (tonen van aanwezigen op locatie of tonen van beelden van externen of mix van beiden). Professionele trainers weten inmiddels goed hoe het een en ander voor elkaar te krijgen in hun eigen ZOOM of Teams-account. Minder ervaren gebruikers raden wij aan om tijdig op locatie aanwezig te zijn, zodat alles goed opgezet kan worden voordat alle gasten aanwezig zijn.

Let erop dat de gratis versies van ZOOM en Microsoft Teams beperkingen hebben bij het aantal externe deelnemers en de duur van de videovergadering.

Nog enkele tips

1. Het gebruik van links in Powerpoint wordt afgeraden. Het is beter om meerdere tabbladen en deze te minimaliseren met daarin de te tonen content.
2. Voor het afspelen van een filmpje met geluid tijdens een video-meeting is het noodzakelijk in bepaalde programma’s om dit handmatig mogelijk te maken (“Systeemaudio delen” of “Computergeluid opnemen”).
3. Bestanden die door aanwezigen aangeleverd worden tijdens de bijeenkomst op een usb-stick, kunnen beter op de harde schijf geplaatst worden ipv vanaf de usb-stick af te spelen.
4. Bij gebruik van een eigen pc, is het belangrijk om een goed werkende snelle pc te gebruiken. Ook is het verstandig om een eigen HDMI-koppelstuk mee te om de laptop aan te sluiten op onze LCD-scherm (ook aanwezig bij ons, maar mogelijk ontbreken de exotische varianten).
5. Zoom en Teams is standaard te gebruiken op onze laptop. Alle ander videovergader-software graag van te voren komen testen op onze locatie.
6. Tijdens een videovergadering is het belangrijk dat slechts 1 persoon tegelijk aan het woord is. Voor de mensen thuis is de bijeenkomst anders niet te volgen als mensen door elkaar gaan praten.
7. Het is aan te raden om tijdig een online vergadering aan te maken en alle genodigden tijdig een digitale uitnodiging te sturen.